🛡️ Guia Prático de Conformidade Digital

Emita um documento escrito (portaria, ato interno, carta de designação) assinado por você, titular, nomeando:

• 📌 Responsável técnico interno — a pessoa do cartório que vai cuidar da implementação tecnológica (pode ser um colaborador de confiança ou o próprio titular).
• 🔐 Você mesmo como Controlador de Dados Pessoais — isso é obrigatório pela LGPD. O titular da delegação é sempre o responsável pelos dados dos clientes.
• 🧑‍💼 Encarregado/DPO (quando aplicável) — é a pessoa que vai responder perguntas de clientes sobre seus dados. Consulte se sua serventia precisa de um DPO.

Guarde esses documentos! Eles integram o dossiê técnico da Etapa 1.

Redija (ou contrate quem redija) um documento chamado Política de Segurança da Informação contendo obrigatoriamente:

• ✅ Objetivos e princípios (confidencialidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade).
• ✅ Quem é responsável por quê no cartório.
• ✅ Regras de acesso a sistemas (quem pode entrar, quem não pode, como revogar acesso).
• ✅ Diretrizes sobre o que pode e não pode ser feito com os equipamentos.
• ✅ Como tratar incidentes (alguém invadiu o sistema? O que fazer?).
• ✅ Como proteger dados pessoais (LGPD).
• ✅ Regras de criptografia e de backup.
• ✅ Diretrizes iniciais de continuidade — atenção: o PCN e o PRD completos serão elaborados na Etapa 2. Aqui você apenas inclui os objetivos e o escopo preliminar na Política.

Depois de escrita: aprove formalmente e compartilhe internamente com todos os colaboradores, estagiários e terceiros. Colha assinaturas de ciência!

• 🚫 Proibido agora: Login e senha compartilhados (ex.: todos usando "cartorio123"). Cada colaborador tem que ter seu próprio usuário!
• 🔐 Ative o MFA (Autenticação Multifator) em todos os acessos administrativos e a sistemas críticos. MFA é aquele código extra que chega no celular ou no aplicativo além da senha. Fale com seu fornecedor de sistema para ativar.
• ✅ Crie um registro de quem tem acesso a quê (lista de usuários e perfis). Guarde esse documento!
• 🗑️ Revogue imediatamente acessos de pessoas que já saíram do cartório.

Faça uma lista (pode ser em planilha ou documento) registrando todas as operações com dados pessoais que o cartório realiza. Por exemplo:

• 📁 Que tipos de dados pessoais são coletados (nome, CPF, endereço, etc.).
• 🎯 Para que finalidade cada dado é coletado.
• 🕐 Por quanto tempo cada dado é guardado.
• 🤝 Quem tem acesso a esses dados (funcionários, sistemas, fornecedores).

Este registro é exigência da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e é parte do dossiê técnico.

Crie um procedimento escrito (pode ser simples) determinando que:

• ⚠️ Se ocorrer um incidente crítico (sistema fora do ar, invasão, perda de dados), o titular será comunicado imediatamente.
• 📞 A Corregedoria competente deve ser comunicada em até 72 horas em incidentes críticos (e o ideal é avisar em até 24h sempre que possível).
• 📝 Todo incidente deve ser registrado formalmente por escrito.

Liste TUDO que o cartório tem de tecnologia. Faça isso numa planilha ou documento:

• 💻 Computadores, notebooks, impressoras, scanners, servidores, roteadores, switches.
• 💾 Softwares utilizados (com versão e validade da licença).
• 🔗 Integrações com sistemas externos (ex.: ONR, e-Notariado, sistemas do tribunal).
• 🗄️ Bancos de dados utilizados.
• 🔏 Certificados digitais (com data de vencimento!).
• 📑 Contratos com fornecedores de tecnologia.
• 📋 Histórico de atualizações de sistemas.

Dica: coloque datas de revisão e responsável por cada item. Isso facilita muito na hora da fiscalização!

• ✅ Verifique se TODOS os softwares usados têm licença válida para uso comercial. Software pirata ou expirado é proibido!
• 📝 Revise todos os contratos com empresas que mexem com os dados do cartório. Esses contratos precisam ter obrigatoriamente cláusulas de:
  • 🔒 Confidencialidade — o fornecedor não pode vazar seus dados;
  • ↩️ Reversibilidade — se você trocar de fornecedor, ele deve devolver tudo;
  • 📦 Portabilidade — seus dados devem poder sair em formato que outro sistema leia;
  • 🚨 Gestão de incidentes — o fornecedor deve te avisar se algo der errado;
  • 🛡️ Conformidade com a LGPD.
• ⚠️ Contratos que não têm essas cláusulas precisam ser aditados ou renegociados.

• 🔌 Verifique se a instalação elétrica é estável. Se houver oscilações frequentes, contrate um eletricista habilitado.
• ⚙️ Instale o SAI/UPS (nobreak) em todos os equipamentos críticos (servidores, computadores principais). O nobreak precisa ter autonomia mínima de 30 minutos para salvar os dados e desligar o sistema com segurança.
• 🌎 Aterramento técnico: Contrate um profissional habilitado para verificar o aterramento elétrico e emitir o laudo com ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Guarde esse laudo — ele vai no dossiê!

Elabore um documento simples respondendo: "E se a energia cair?"

• 💡 O nobreak suporta por quanto tempo?
• 📋 Quais procedimentos serão adotados durante o tempo sem energia?
• 📞 Quem acionar? (fornecedor de energia, técnico de TI).
• 📁 Como os serviços essenciais continuarão sendo prestados?

Cartórios maiores (Classe 2 e 3) devem ter soluções mais robustas (gerador, links de internet redundantes, etc.).

• 🚪 O servidor (ou computador principal) deve ficar em local com acesso restrito — não pode qualquer pessoa entrar e mexer. Uma sala trancada já resolve em muitos casos.
• 🔥 Verifique se há risco de incêndio, inundação ou variação extrema de temperatura no local dos equipamentos. Se necessário, instale extintor e evite locais úmidos ou quentes.
• 📦 Organize os cabos e equipamentos de forma adequada (sem acúmulo de calor, sem cabos soltos no chão).

Verifique a velocidade mínima de internet necessária para sua classe:

• 🟦 Classe 1: mínimo 2 Mbps (velocidade de referência).
• 🟦 Classe 2: mínimo 10 Mbps.
• 🟦 Classe 3: mínimo 50 Mbps.

O mais importante é que a internet funcione bem o suficiente para os backups e sistemas. Documente testes de velocidade!

Instale um roteador para gerenciar as conexões e um switch para conectar os dispositivos internos. Cartórios maiores devem considerar links redundantes (dois provedores de internet diferentes).

Este é o passo mais importante da Etapa 2! Elabore dois documentos formais (podem ser integrados em um só):

📗 PCN — Plano de Continuidade de Negócios: Responde "como o cartório continua funcionando se algo der errado?"
📕 PRD — Plano de Recuperação de Desastres: Responde "como recuperamos tudo após um desastre?"

Esses documentos precisam ter obrigatoriamente:

• 🔍 Identificação e avaliação de riscos — o que pode dar errado? (incêndio, invasão, queda de internet, falha de servidor).
• 🛡️ Medidas de mitigação — o que fazer para cada risco.
• ⏱️ RTO definido — em quanto tempo o cartório deve estar funcionando de novo? (Ex.: Classe 1 e 2: até 24h; Classe 3: até 8h).
• 💾 RPO definido — qual o máximo de dados que posso perder? (Ex.: Classe 1: até 24h; Classe 2: até 12h; Classe 3: até 4h).
• 📅 Ações de curto prazo (até 30 dias) e médio prazo (até 90 dias) para resposta a incidentes.

⚠️ Atenção: sem RTO e RPO definidos, o documento não está completo e a etapa não pode ser declarada concluída!

• 💻 Verifique se os computadores, impressoras e scanners estão funcionando e são adequados para os sistemas utilizados.
• 🔧 Garanta que há suporte técnico disponível — seja um funcionário interno de TI ou uma empresa contratada. O suporte deve ser contínuo (não pode ficar dias sem atendimento).
• 📝 Documente os contratos de suporte técnico (entram no inventário de ativos da Etapa 1).

• 🦠 Instale antivírus/antimalware em todos os computadores e servidores utilizados pelo cartório.
• 🔄 Configure a atualização automática do antivírus.
• 📝 Registre qual solução foi instalada, em quais equipamentos e a data de instalação. Isso vai no dossiê técnico!
• ⚠️ Sistemas operacionais sem suporte do fabricante (EOL — End of Life) são proibidos. Se ainda usa Windows 7 ou outros desatualizados, é hora de migrar!

Elabore um documento técnico simplificado (um diagrama ou texto descritivo) mostrando:

• 🌐 Topologia básica da rede — como os computadores estão conectados entre si e à internet.
• ☁️ Ambientes utilizados — os dados ficam no servidor local? Na nuvem? Em sistema da empresa (SaaS)? Ou híbrido?
• 🔄 Fluxos de dados críticos — como os dados dos atos notariais trafegam pelos sistemas.
• 💾 Localização dos backups — onde estão guardados (HD externo, nuvem, servidor remoto?).
• 🔗 Integrações externas relevantes — sistemas do tribunal, e-Notariado, ONR, etc.
• 🔁 Mecanismos de redundância — o que garante que o sistema continue funcionando se algo quebrar?

Não precisa ser um desenho técnico profissional — o importante é que seja claro e verificável pela Corregedoria.